贵公司应采用的 种文档管理技术

rabia955

随着流程数字化的加速，文档管理不再局限于纸张。 首先，因为没有必要：有足够的技术来保证公司所需的合规性和安全性。此后，由于文件将继续成为瓶颈，导致最终谈判最重要的阶段（正式化）出现延误和问题。 但正在进行无纸化转型的组织内部正在发生什么？在本文中，我们汇集了文档管理趋势的主要技术。查看！ 促进文档管理的 项技术 电子文档管理——GED 能够创建文档处理流程是寻求数字化流程的组织的主要关注点之一。 这是因为，数字化与纸质化完全不同。例如：没有文件夹、文件运输和公证，那么你拿这些来换什么？ 采用数字文档管理软件（GED 系统）一直是组织的起点。 该解决方案不仅帮助组织处理新流程的创建，还帮助实体藏品实现数字化。除了消除纸张管理之外，该工具还可以实现更简单、无摩擦的流程，并具有高水平的安全性。

然而，由于对手动签名文档的简单扫描不具备证明力，因此组织感到需要采用数字和电子签名等解决方案，从而需要采用签名软件。这是下一个趋势。 签名软件 与电子文档管理系统相结合，自然的趋势是寻找能够对文档进行数字或 英国电话号码清单 电子签名的签名软件。 另请阅读： 如何对文档进行数字签名 文档的数字化和电子签名将保证整个流程的数字化，避免打印文档进行手动签名，然后扫描以再次插入文档管理系统。 最重要的是：数字和电子签名将为文档 提供证明力，从而为数字组织提供法律安全性。 按照规则使用，网上签名与手工签名具有同等效力。 在下面的视频中了解有关签名法律效力的更多信息： 借助BRy 的数字签名 API等解决方案，数字签名功能可以位于组织使用的文档管理系统中，从而简化流程。 了解更多信息： 如何将数字签名集成到公司的软件中 、数字认证 如果采用签名软件是文档管理的趋势，那么数字认证就不能被排除在外。



它与使用数字证书（无论是 ICP-Brasil 还是企业证书）来验证签名有关。 数字证书就像个人或法人实体的CPF或CNPJ，只是在电子环境中。当您使用证书签署文档时，会发生以下情况：签名者的数据通过复杂的加密链接到该文档。 目的是明确识别谁做出了该签名，例如签名身份验证。这是数字签名方面最高级别的可靠性，尽管不是唯一的。 在没有证书的签名的情况下，还会在签名者和签名文档之间生成链接。不同之处在于，它是使用其他证据来完成的，与数字证书相比，这些证据被认为较弱。它们的范围包括登录名和密码、姓名、ID、CPF、生物识别信息等。 因此，向于选择云中的供应商，以减少工具实施时间，同时也处理与可用性相关的问题。 另一个优点是能够提高整个文档管理流程的安全级别。 为您的公司选择最佳技术的技巧 文档流程非物质化相当于从所有阶段消除纸张：生成、处理、签名、认证和归档。